Transport Management Systems (TMS) są nieodzownym narzędziem dla firm transportowych i spedycyjnych, ale tradycyjne systemy coraz częściej nie spełniają współczesnych wymagań dynamicznie zmieniającego się rynku. Wyjaśniamy, dlaczego standardowe funkcjonalności TMS to dziś za mało, jak rozwija się rynek tych systemów w Polsce i co warto wziąć pod uwagę, wybierając najlepsze rozwiązanie.
Jak rozwija się rynek TMS w Polsce?
Rynek systemów TMS w Polsce dynamicznie się rozwija. W ciągu ostatnich 15 lat liczba dostawców polskich systemów TMS wzrosła trzykrotnie – z 10 w 2009 roku do ponad 30 w 2024 roku.
Pierwszy raz badaliśmy nasz rynek właśnie w 2009 roku. Spytaliśmy ponad 400 firm z sektora transportu spedycji czy używały systemów TMS. 56% z zapytanych przyznało wtedy, że używa dedykowanego systemu TMS. Pozostałe nie używały żadnego lub korzystały z MS Excela.
Obecnie liczba polskich TMS-ów przekracza 30. Tymczasem, tylko 7% firm używa dedykowanego systemu TMS. Pomyślelibyśmy, że ta liczba wzrośnie, ale tak nie jest. Okazuje się, że nawet firmy transportowe, które mają flotę 40 pojazdów, czasem nie korzystają z żadnego systemu. Dlaczego?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba przyjrzeć się kluczowym zmianom, które zaszły na rynku. Możemy wyróżnić dwie duże zmiany:
- Konsolidacja firm transportowych: Nie przybywa nam już tak dużo nowych, małych firm, jak tuż po wejściu do Unii Europejskiej. Zamiast tego, niektóre firmy bankrutują, a inne przejmują lub rosną organicznie.
W Polsce działa obecnie 115 dużych przedsiębiorstw TSL zatrhdniających ponad 250 pracowników. To liczba porównywalna z rynkiem niemieckim, gdzie jest ich 116. We Francji takich firm jest 150, we Włoszech 60, a w Holandii 50. Mamy także 50 firm spedycyjnych i 100 firm transportowych, które mogą się pochwalić przychodami ponad 100 milionów złotych. To jest silna zmiana na rynku. Ona wpływa na rynek dostawców systemów TMS i dyktuje potrzeby.
- Sztuczna inteligencja i zaawansowana analityka danych wchodzą do mainstreamu: Technologia pozwala w tej chwili na o wiele więcej niż 30 lat temu, gdy pierwsze powstające systemy pełniły po prostu rolę cyfrowych kartotek klientów, zleceń i faktur. Obecne pozwalają w o wiele większym stopniu na skonfigurowanie systemu tak, aby dopasować go do swojej specyfiki i lepiej konkurować na konsolidującym się rynku. Nowa technologia umożliwia także tworzenie raportów z danych już nie tylko własnych, ale też cudzych (rynkowych), tak aby szybciej wyciągać wnioski i podejmować decyzje – choć tak naprawdę wiele firm wciąż uczy się, jak te wnioski wyciągać. W końcu nowe technologie to także dynamiczne zarządzanie ceną tak, aby maksymalizować marżę i robić to automatycznie.
W konsekwencji zmienia się profil użytkownika systemu TMS. Małe firmy nadal mają łatwy dostęp do standardowych systemów, ale średnie i duże przedsiębiorstwa zaczynają poszukiwać bardziej elastycznych i zaawansowanych rozwiązań.
Dlaczego standardowe funkcjonalności TMS to dziś za mało?
Tradycyjne systemy TMS skupiały się głównie na podstawowych zadaniach, takich jak:
- Przechowywanie zleceń i stawek.
- Optymalizacja kosztów i analiza rentowności.
- Planowanie floty.
- Minimalizowanie błędów w dokumentacji.
- Zwiększenie efektywności operacyjnej i podniesienie jakości obsługi klienta.
Współczesny rynek wymaga jednak znacznie więcej. Oto niektóre z oczekiwań firm z branży TSL:
- Automatyczne raportowanie w czasie rzeczywistym – na podstawie zarówno danych własnych, jak i zewnętrznych. Automat decyduje w sekundy, a nie jak człowiek, w minuty czy godziny, co pozwala zyskać na szybkości.
- Dynamiczne zarządzania marżami – wprowadzania zmian cenowych na bieżąco tak, aby zwiększać zyski i maksymalnie zoptymalizować koszty.
- Wykorzystania technologii AI – do automatyzacji podejmowania decyzji i optymalizacji procesów. Dzisiaj wszyscy wiemy, jak działają Asystenci AI – gdy zapytamy, to odpowiedzą. Na rynku zaczynają się jednak pojawiać już Agenci AI, którzy samodzielnie wykonują niektóre zadania, chociażby negocjowanie stawek, optymalizację marży, rozmowy, zawieranie transakcji, coraz częściej wyręczając pracowników w rutynowych zadaniach.
- Integracji z narzędziami zewnętrznymi – co pozwala dostosować system do unikalnych potrzeb firmy. Dzisiaj o wiele łatwiej jest integrować wiele systemów ze sobą, bo różne narzędzia rozwijają się w szybszym tempie niż jedno duże.
Standardowe TMS-y często okazują się zbyt powolne w obsłudze, mało elastyczne i niewystarczająco dopasowane do potrzeb użytkowników, co ogranicza rozwój firm.
Jak kształtuje się przyszłość systemów TMS w Polsce?
Pandemia gwałtownie zweryfikowała nasz rynek i szybko okazało się, że jeden duży system, który ma rozwiązać wszystkie problemy firmy, niekoniecznie jest dobrym wyborem. Taki system nie jest tani, jest skomplikowany, nie może być szybko rozbudowany o to, co jest w danej chwili potrzebne.
Producenci systemów TMS niestety nie są w stanie połączyć bycia dla klienta firmą, która na życzenie spersonalizuje mu system, skonfiguruje, wykona dedykowany moduł, a zarazem będzie w stanie szybko rozbudowywać swój główny produkt. Niektórzy z dostawców mają ok. 1000 indywidualnych wdrożeń. To powoduje, że klienci muszą długo czekać na wdrożenie zmiany na zamówienie lub poprawienie błędu. W efekcie 70% firm transportowych, z którymi rozmawialiśmy, rozważa zmianę obecnego systemu TMS.
Firmy mają spore obawy. Chcą wybrać taki system, który spełni ich oczekiwania, zarówno bieżące jak i w przyszłości. Najczęściej nie mają kompetencji by samodzielnie dokonać dobrego wyboru. Wybór odpowiedniego TMS powinien być uzależniony od wielkości i specyfiki firmy. Najprościej dokonać podziału wg wielkości firmy oraz tego czy posiada własną flotę i kierowców.
Małe firmy - sprawdzone rozwiązania "z pudełka" będą wystarczające. Firmy mają do wyboru 30 polskich, a także kilkanaście zagranicznych narzędzi w przystępnych cenach. Dla nich ważna jest prostota, niski koszt początkowy i szybkie wdrożenie.
Firmy średnie – te, które się szybko rozwijają lub zaczynają się specjalizować, mogą mieć większy problem w wyborze. To one często zgłaszają, że aktualnie używany TMS ogranicza ich rozwój, że nie mogą się doczekać nowych funkcjonalności. Obsługa obecnie dostępnych narzędzi jest dla nich nierzadko trudna, skomplikowana, czy wręcz czasochłonna. Jeżeli mają jakieś własne procesy, to często nie mogą być ich w stanie odzwierciedlić w danym narzędziu.
Duże firmy - także mają problem, bo posiadają często już wiele oddziałów, wiele środków transportu, magazyny, terminale, a jednak marzą, żeby mieć wszystko zebrane w jednym narzędziu. Naszym zdaniem jest to nieosiągalne. Duzi gracze starają się ten system znaleźć, ale im się to nie udaje.
Największe polskie firmy nie chcą dalej czekać, stąd niektóre z nich decydują się na tworzenie własnego, dedykowanego systemu TMS. Największe z nich inwestują w to nawet 50 milionów złotych na rok. Ponieważ są to złożone projekty, stąd wymagają wysokich kompetencji i doświadczenia. Jego brak spowodował, iż niektóre z tych projektów zakończyły się niepowodzeniem.
Najważniejsze kryteria wyboru TMS dziś to:
- Elastyczność i możliwość rozbudowy.
- Zdolność do integracji z innymi narzędziami.
- Wsparcie techniczne i łatwość użytkowania.
- Koszty wdrożenia i utrzymania w stosunku do korzyści.